gurune.net – Penerbitan ijazah merupakan bagian penting dari proses administrasi pendidikan yang wajib dijalankan satuan pendidikan setiap tahunnya. Ijazah menjadi dokumen resmi yang menyatakan bahwa peserta didik telah menyelesaikan pendidikan di jenjang tertentu. Untuk tahun 2025, Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan telah menetapkan mekanisme pencetakan dan pengesahan ijazah yang harus dipatuhi seluruh sekolah. Prosedur ini mencakup berbagai tahapan, mulai dari pengunduhan format, pencetakan, hingga penandatanganan dokumen.
Langkah awal yang harus dilakukan sekolah adalah mengunduh format ijazah resmi dari sistem yang disediakan oleh Kementerian. Format ini hanya bisa diakses paling cepat tiga hari setelah penetapan Daftar Nominasi Tetap (DNT), yaitu daftar nama siswa yang dinyatakan lulus dan berhak menerima ijazah. Sekolah tidak diperbolehkan mengakses atau mencetak ijazah sebelum DNT ditetapkan, karena data siswa harus benar-benar valid.
Setelah format berhasil diunduh, satuan pendidikan bisa mencetak ijazah tersebut apabila akan menggunakan tanda tangan basah dari kepala sekolah. Artinya, dokumen akan ditandatangani secara fisik, bukan dengan tanda tangan digital. Oleh karena itu, pencetakan format perlu dilakukan secara teliti agar kualitas cetakan rapi, bersih, dan sesuai dengan format resmi yang telah ditentukan.
Tahapan berikutnya adalah menempelkan foto siswa pada bagian yang tersedia di format ijazah. Foto ini harus merepresentasikan siswa secara akurat, dengan ketentuan ukuran dan warna latar belakang yang sesuai kebijakan Kementerian. Foto menjadi bagian dari identitas peserta didik dan harus dibubuhkan sebelum ijazah ditandatangani kepala sekolah.
Penandatanganan ijazah menjadi proses penting yang menentukan keabsahan dokumen. Kepala satuan pendidikan bertugas menandatangani ijazah menggunakan salah satu dari dua metode yang diizinkan: tanda tangan basah yang disertai stempel resmi sekolah atau tanda tangan elektronik yang telah tersertifikasi. Penggunaan tanda tangan elektronik menjadi alternatif yang sah, asalkan sudah terdaftar dan sesuai standar sistem elektronik pemerintah.
Namun, ada situasi di mana kepala sekolah tidak dapat menandatangani ijazah, misalnya karena cuti, pensiun, atau jabatan kepala sekolah sedang kosong. Dalam kondisi seperti ini, penandatanganan dapat dilakukan oleh pejabat pelaksana tugas (Plt) kepala sekolah. Meskipun dilakukan oleh Plt, nama dan jabatannya tetap ditulis seperti biasa tanpa tambahan keterangan “Plt” di kolom tanda tangan. Ini bertujuan menjaga konsistensi penulisan pada ijazah dan menghindari kebingungan dalam validitas dokumen.
Selain itu, dalam pengisian identitas kepala sekolah pada kolom yang tersedia, ada aturan khusus tergantung status kepegawaiannya. Jika kepala sekolah adalah ASN, maka kolom Nomor Induk Pegawai (NIP) harus diisi dengan nomor resmi miliknya. Namun, bagi kepala sekolah non-ASN, kolom tersebut cukup diisi dengan tanda strip (-). Aturan ini dibuat untuk membedakan status kepala sekolah tanpa mengurangi validitas atau nilai hukum dari ijazah yang ditandatangani.
Penting untuk diingat, seluruh proses ini harus dilaksanakan secara tertib dan sesuai pedoman. Sekolah tidak boleh melakukan perubahan format ijazah yang telah ditentukan dan harus memastikan bahwa setiap elemen—dari nama siswa, tempat dan tanggal lahir, hingga nama kepala sekolah—tertulis dengan benar. Kesalahan sekecil apa pun bisa menimbulkan masalah administratif di kemudian hari bagi lulusan, baik saat mendaftar ke jenjang pendidikan yang lebih tinggi maupun saat melamar pekerjaan.
Penggunaan tanda tangan elektronik sendiri menjadi bagian dari transformasi digital yang terus didorong oleh pemerintah. Melalui digitalisasi ini, proses administrasi sekolah diharapkan bisa lebih cepat, efisien, dan terdokumentasi dengan baik. Sekolah yang sudah menggunakan tanda tangan digital akan lebih siap menghadapi sistem administrasi berbasis teknologi yang sedang dibangun di dunia pendidikan nasional.
Selain menyelesaikan proses pencetakan dan pengesahan, sekolah juga diimbau untuk membuat salinan arsip ijazah yang telah diterbitkan. Salinan ini bisa berupa file digital maupun dokumen fisik, yang digunakan sebagai referensi apabila siswa kehilangan ijazah atau membutuhkan legalisasi ulang di masa mendatang. Pengarsipan yang baik menjadi tanggung jawab penting satuan pendidikan dalam menjamin hak siswa atas dokumen kelulusan mereka.
Dengan seluruh proses yang ditetapkan ini, Kementerian berharap penerbitan ijazah di tahun 2025 berjalan seragam, tertib, dan bebas dari praktik-praktik yang tidak sah seperti pemalsuan atau penyalahgunaan dokumen. Sekolah sebagai pelaksana harus memastikan setiap tahap dijalankan dengan penuh tanggung jawab, mengingat ijazah adalah dokumen penting yang akan digunakan siswa untuk melangkah ke masa depan.
Kedisiplinan dalam mengikuti pedoman pencetakan dan pengesahan ijazah juga mencerminkan profesionalisme sekolah dalam mengelola dokumen akademik. Ini bukan sekadar formalitas administratif, melainkan bentuk pelayanan publik yang berkualitas, khususnya bagi peserta didik yang telah menempuh proses belajar panjang dan layak mendapat pengakuan resmi.
Pada akhirnya, pelaksanaan proses ini secara menyeluruh dan tepat akan membangun kepercayaan terhadap sistem pendidikan Indonesia, sekaligus memastikan setiap siswa memperoleh haknya dengan cara yang sah dan transparan. Itulah Aturan Pencetakaan Ijazah 2025